Digitale Dokumentation – 10 Schritte für eine erfolgreiche Digitalisierung

Viele Unternehmen möchten ihre technische Dokumentation digitalisieren. Die Gründe sind klar: Produkte werden komplexer, Dokumentation wächst ständig und Teams arbeiten oft verteilt. Trotzdem verwalten viele Firmen ihre Inhalte noch in einzelnen Dateien, Ordnerstrukturen oder klassischen Office-Dokumenten. Das führt schnell zu Problemen: Versionen gehen verloren, Inhalte werden doppelt gepflegt und Änderungen kosten viel Zeit. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag einen 10-Punkte-Guide, mit dem Sie Ihre Dokumentationsprozesse Schritt für Schritt digitalisieren und strukturieren können.

Grundlagen der digitalen Dokumentation

Wenn Unternehmen ihre technische Dokumentation digitalisieren, geht es nicht nur um neue Software. Es geht vor allem um:

• strukturierte Inhalte

• klare Prozesse

• zentrale Datenhaltung

• bessere Zusammenarbeit

Digitale Dokumentationssysteme – wie zum Beispiel codo – helfen dabei, Inhalte modular zu verwalten und automatisiert zu veröffentlichen.

10-Punkte-Guide zur Digitalisierung

1. Ziele klar definieren

Überlegen Sie zuerst, was Sie erreichen möchten. Setzen Sie einen klaren Fokus auf Hauptziele und priorisieren Sie die Ergebnisse, die Sie mit der Digitalisierung erreichen möchten. Effizientere Dokumentationsprozesse, bessere Zusammenarbeit im Team, schnellere Aktualisierung von Dokumenten oder die digitale Bereitstellung von Informationen können solche Kernziele sein.

Tipp: Für eine klare Ausrichtung kann es helfen, wenn Sie im Team formulieren, welche Ziele Sie nicht verfolgen. Diese umgekehrte Sichtweise schafft oftmals viel Klarheit.

2. Bestehende Dokumentation analysieren

Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuellen Inhalte. Womit sind Sie zufrieden, was soll optimiert werden und wo liegen die großen Baustellen. Im Zuge einer so tiefgehenden Umstellung bietet es sich an, die bestehenden Inhalte und Medien auf den Prüfstand zu stellen.

Tipp: Fragen Sie die Zielgruppe. Oftmals werden konzeptionelle Entscheidungen mit einer hersteller-internen Sichtweise entschieden. Das kann aber dazu führen, dass Sie Dinge an Ihrer Zielgruppe vorbei entwickeln. Eine kurze Kundenumfrage kann Klarheit geben, was sich Ihre Kunden tatsächlich wünschen.

3. Inhalte strukturieren

Digitale Dokumentation funktioniert am besten mit modularen Inhalten. Bevor man damit beginnt, Inhalte zu segmentieren, sollte man sich ein gutes Konzept zugrunde legen. Der Grad der Granularität, sprich die Größe und Struktur der Informationsmodule, muss im Vorfeld gut durchdacht werden. Hier gilt nicht: Je feiner, desto besser. Ganz im Gegenteil. Je feiner Sie segmentieren, desto größer wird der Pflegeaufwand. Andererseits können zu große Module die Wiederverwendung erschweren und so die Effizienz ebenfalls negativ beeinflussen. Eine Aufgabe, bei der ein genaues Maß und Erfahrung gefragt sind.

Tipp: Die Art und Größe der Strukturierung können im Vorfeld gut durchdacht werden. Wirkliche Klarheit bringt aber oftmals erst die Praxis. Daher empfehlen wir, anhand eines Pilotprojekts die konzeptionellen Entscheidungen zu überprüfen, um ggf. frühzeitig Anpassungen vornehmen zu können.

4. Metadaten definieren

Metadaten helfen, Inhalte zu organisieren. Für die Arbeit in einem Redaktionssystem sind sie essenziell. Umso wichtiger, dass Sie sich im Vorfeld Gedanken zu Ihren Metadaten machen.

Welche Metadaten benötigen wir?

Welche Such-, Filter- oder Produktkriterien möchten wir mit den Metadaten abdecken?

Welche Metadaten können uns in Zukunft helfen, wenn wir neue Funktionen oder Kanäle ergänzen wollen?

Als Grundlage kann man bestehende Metadatenmodelle verwenden. Einen Blogartikel zum Thema Metadaten finden Sie ebenfalls bei uns.

5. Prozesse im Team klären

Dokumentation betrifft oft mehrere Abteilungen. Gerade die Digitalisierung hat oftmals zum Ziel, Prozesse zu beschleunigen, Abstimmungen zu vereinfachen und die Effizienz zu steigern. Ein neues System kann aber nur so gut unterstützen, wie es in Ihrem Unternehmen eingebunden und genutzt wird. Daher ist es wichtig, im Vorfeld die betroffenen Abteilungen ins Boot zu holen. Gestalten Sie gemeinsam einen klaren Dokumentationsprozess, der perfekt für Ihr Team und Ihre Strukturen passt.

Tipp: Nehmen Sie die betroffenen Abteilungen und Kollegen früh mit ins Boot. Themen wie Digitalisierung und neue Systeme werden nicht immer positiv gesehen. Werden die Kollegen aber frühzeitig integriert und über die anstehenden Änderungen aufgeklärt, kann das Hemmschwellen abbauen und die Zusammenarbeit fördern.

6. Das neue System einrichten

Damit die Umsetzung konkret starten kann, wird nach der konzeptionellen Vorarbeit, Ihr neues System eingerichtet und bereitgestellt. Wir bei codo übernehmen diesen Prozess vollständig für Sie. Basierend auf Ihren Anforderungen und Ihrem Markendesign, richten wir codo für Sie ein. Schnittstellen werden getestet, Benutzer angelegt und das Design an Ihre Marke angepasst. Am Ende dieses Schrittes steht Ihnen Ihr maßgeschneidertes System zur Erstbefüllung zur Verfügung.

7. Bestehende Inhalte migrieren

Nach der Auswahl des Systems übertragen Sie Ihre vorhandene Dokumentation in die neue Struktur.Dabei lohnt es sich, Inhalte gleichzeitig zu bereinigen und zu strukturieren. Die Erstbefüllung kann händisch oder automatisch erfolgen, abhängig davon, wie Ihre bisherigen Daten vorliegen.

8. Dokumentation digital bereitstellen

Das Ziel ist erreicht. Sie können nun die ersten Produkte mit digitalen Inhalten ausgeben. In dieser Phase ist es besonders wichtig, die internen Abteilungen mitzunehmen und ggf. auch zu schulen. Ebenso wichtig ist es, die Kunden bestmöglich zu informieren und an die Hand zu nehmen. Die Umstellung von Print auf Digital wird oftmals als Gewinn wahrgenommen. Aber es gibt natürlich auch Personen, die bei Veränderungen eher skeptisch oder ablehnend reagieren. Hier ist es besonders wichtig, solche Kunden durch klare Informationen nicht auf dem Weg zu verlieren. Ein Moment, in dem Marketing und Redaktion, aber auch Print und Digital gut zusammenarbeiten müssen.

9. Teams schulen

Neue Systeme funktionieren nur, wenn Teams sie richtig nutzen. Schulen Sie deshalb Ihr Team und andere Beteiligte im Umgang mit dem neuen Dokumentationssystem. Wir bei codo schulen unsere Kunden mehrtägig vor Ort und stehen anschließend über verschiedene Kanäle für die weitere Unterstützung zur Verfügung.

Tipp: Neben der Redaktion sind oftmals auch andere Abteilungen mit der Technischen Dokumentation in Kontakt. Von der Qualitätssicherung, über den Vertrieb bis hin zum Kundenservice. Informieren Sie diese Abteilung frühzeitig über das Projekt und schulen Sie auch die Abteilungen im Umgang mit den neuen, digitalen Medien.

10. Prozesse kontinuierlich verbessern

Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt. Oftmals ergeben sich aus der Praxis heraus noch Erkenntnisse, mit denen man Prozesse oder Datenstrukturen optimieren kann. Auch eine Marktbeobachtung oder Kundenbefragungen können dabei helfen, weiteren Optimierungsbedarf zu erkennen.

Fazit

Wer seine technische Dokumentation digitalisieren möchte, sollte strukturiert vorgehen. Mit klaren Konzepten, Zielen und codo als Dokumentationssoftware schaffen Unternehmen eine stabile Grundlage für moderne Dokumentationsprozesse. Digitale Systeme helfen dabei, Inhalte effizient zu verwalten, schneller zu aktualisieren und über verschiedene Kanäle bereitzustellen. Das verbessert nicht nur interne Abläufe, sondern auch Service und Informationsqualität für Ihre Zielgruppe.