Digitale Produktion. Mit codo abteilungsübergreifend Mehrwert schaffen.

Informationen effizient verwalten und punktuell ausspielen. Eine Grundfunktion von Content Delivery Portalen, die nicht nur in der Technischen Dokumentation eingesetzt werden kann. In vielen Abteilungen müssen Mitarbeiter:innen geschult oder instruiert werden. Am besten mit aktuellen und digitalen Inhalten, die jeder Mitarbeiter:in zur Verfügung stehen. Am Beispiel eines Kundenprojekts zeigen wir, wie codo dazu genutzt wird, internes Personal in der Produktion und Montage zu instruieren.

Ausgangslage:

Vor zwei Jahren hat das Unternehmen mit codo seine Technische Dokumentation vollständig digitalisiert. Montage-, Bedienungs- und Wartungsanleitungen werden vollständig über codo erstellt, verwaltet und publiziert. Die gesamte technische Kommunikation mit dem Fachhandel und den Endkund:innen erfolgt zentral über codo. Nach diesem Erfolg ist kundenintern schnell der Gedanke gereift, dieses Prinzip auch für interne Informationskanäle zu nutzen. Für die Produktion & Montage sind verschiedenste Arbeitsanweisungen und Produktionsvorgaben in Form von Word-Dateien oder Ausdrucken im Umlauf. Die Fehlerquote in der Montage wird regelmäßig durch Montagefehler oder veraltete Informationen nach oben getrieben.

Die Vision:

Jede Station innerhalb der Produktionskette soll über installierte Tablets verfügen, die einen digitalen Zugriff auf Inhalte ermöglicht. Parallel sollen sämtliche internen Dokumente zur Mitarbeiterinstruktion in codo digitalisiert werden. Jede Mitarbeiter:in bekommt einen Account und kann dort zum Schichtbeginn die Anweisung öffnen, die für die Station und das zu montierende Produkt relevant ist. Vor dem Arbeitsbeginn muss die Person über ein Kontrollfeld bestätigen, dass sie die Sicherheitsanweisungen gelesen hat und diese während der Arbeit befolgt. Über einen Fußtaster kann die Person während der Arbeit Schritt-für-Schritt durch die Arbeitsanweisung klicken. Zudem sollen die Tablets so ausgelegt sein, dass sie auch mit Handschuhen bedient werden können.

Die Umsetzung:

Das Hauptaugenmerk bei der Umsetzung lag auf der Digitalisierung der Arbeitsplätze. Beschaffung der Hardware, Einrichtung, Verkabelung, Internetzugänge anlegen, etc. Sobald die Infrastruktur stand, könnten erste Tests durchgeführt werden. In codo haben wir einen zweiten Ausgabekanal eingerichtet, der ausschließlich für internes Personal abrufbar ist. Für diesen Kanal haben wir in enger Abstimmung mit dem Montagepersonal ein Template entwickelt, das speziell die Anforderungen in der Produktion berücksichtigt. So wurde die Navigation auf ein Minimum reduziert und Schaltflächen größer gestaltet, um eine Bedienung mit Handschuhen zu erleichtern. Parallel wurde die codo-eigene Kontenverwaltung eingerichtet und die Zugänge angelegt. Nach einer erfolgreichen Pilotphase und kleineren Anpassungen, wurde das System schrittweise befüllt und für alle Stationen ausgerollt.

Das Ergebnis:

Die Vorteile einer digitalen Dokumentation und digitaler Medien, die aus einem zentralen Tool generiert werden, lassen sich auf interne Medien uneingeschränkt übertragen. Sämtliche Arbeits- und Sicherheitsanweisungen, die im Unternehmen verwendet werden, basieren auf demselben Datenstamm. Updates können zentral an einem Ort umgesetzt und automatisch ausgespielt werden. Der einfache Abruf der Informationen über die vorhandenen Tablets hat dazu geführt, die Hemmschwelle zur Nutzung der Inhalte deutlich zu senken. Parallel geben das Tracking und die Lesebestätigung der Sicherheitsanweisungen dem Controlling zusätzliche Einblicke und Sicherheit.

Digitale Produktion - Die Vorteile:

• Jeder Mitarbeiter:in stehen die aktuellen Informationen jederzeit an jedem Arbeitsplatz digital zur Verfügung

• Die Hardwareausstattung ermöglicht eine Nutzung der digitalen Medien während der Montagetätigkeit

• Die Fehleranfälligkeit durch veraltete Versionsstände, die im Unternehmen im Umlauf sind, wurde drastisch gesenkt

• Die digitalen Inhalte werden in codo maschinell übersetzt. So erhält jede Mitarbeiter:in die Arbeitsanweisungen in ihrer gewünschten Sprache

• Die Pflege und Verwaltung der internen Dokumente wurde deutlich vereinfacht und zentralisiert

• Nach erfolgter Schulung erfolgt die Erstellung der internen Anweisungen durch die Produktionsleitung und der Qualitätssicherung. Es entsteht kein zusätzlicher Arbeitsaufwand für die Technische Redaktion

• codo als Softwarelösung wird abteilungsübergreifend eingesetzt und schafft an verschiedenen Stellen Mehrwerte und Effizienzsteigerung. Ohne zusätzliche Kosten zu verursachen.
  

Das Fazit:

Dieses Kundenprojekt zeigt deutlich: Was für die Technische Dokumentation gut ist, kann auch für andere Abteilungen gut sein. Die Zentralisierung, Digitalisierung und Lenkung von Informationen in einem Unternehmen sind essenzielle Grundsteine für effiziente Prozesse und hochwertige Arbeitsergebnisse. codo kann dabei nicht nur für die Technische Dokumentation eingesetzt werden, sondern auch das interne Informationsmanagement vorantreiben. Ob in der Montage, der Produktion oder bei Mitarbeiterschulungen. Digitale und interaktive Inhalte holen Menschen ab und vermitteln Wissen. Ein Benefit, der sich unternehmensweit nutzen lässt.